Control Interno

1. BREVE INTRODUCCION AL CONTROL INTERNO

El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Ver Figura 1.

Figura 1. Papel del Control Interno

El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios

Una definición extraída del documento conocido como Standars (Standars para la Practica Profesional de la Auditoría Interna, 1997), dice:

“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados”.

Standars establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:

·         Confiabilidad e integridad de la información.

·         Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

·         Salvaguardia de los bienes.

·         Uso eficiente y económico de los recursos.

·         Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas.

Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial.  

Si esta es la situación del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de organizaciones públicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del control y en especial, de la detección de problemas potenciales. El Control Interno implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa.  Esto requiere de una alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinación y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos.

Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta Dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control Interno.

Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política de la entidad, fallas en el diseño de costos vs beneficios, extralimitaciones de la Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organización.

Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no pretende dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra forma se han cultivado al interior del Municipio de Palmira.  

2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, “evaluar es dar valor a una cosa”. Desde el punto de vista de los procesos sociales: evaluar es comparar, en el momento dado, lo que se ha alcanzado mediante una acción, con aquello que se debería haber alcanzado de acuerdo a una programación previa.

La evaluación y el control en la administración pública tienen el papel fundamental, de ayudar a las personas y a las organizaciones a crecer en todas sus dimensiones.

De acuerdo con lo anterior, evaluar exige el conocimiento previo de una situación, de tal manera que facilite medir el mejoramiento de la misma. Si los dos momentos del conocimiento son distintos, el objetivo de la evaluación, es medir los efectos de un programa o de un proyecto, mediante un proceso analítico y técnico entre lo planeado y lo ejecutado que determina el grado (índices) de éxitos y fracasos según los resultados.

La evaluación permanente facilita el mejoramiento continuo, por ello es pertinente responder a las siguientes preguntas:

• Qué evaluar?
• Dónde evaluar?
• Cuando evaluar?
• Como evaluar?
• Con qué recursos evaluar?

2.1 Actividades susceptibles de  ser evaluadas

Se deben garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en cada proceso que se ejecuta en la organización.

Figura 2. Aspectos para reconocer mediante la evaluación

 2.1.1 Operaciones básicas de compras

Planeación de compras 

Fichas técnicas 

Estudio de Mercados 

Control de precios 

Seguimiento post-compra 

Calificación de proveedores 

Calidad y oportunidad 

Solicitud de cotizaciones

 2.1.2 Operaciones básicas de almacén

Recepción de bienes 

Almacenamiento apropiado 

Registro y kardex 

Informes diarios, mensuales y anuales 

Controles internos 

Despacho de mercancía

 2.1.3 Operaciones básicas en Tesorería, Presupuesto y Contabilidad

Informes  Diarios 

Comprobante de ingresos 

Comprobante de egresos 

Conciliaciones 

Control previo 

Disponibilidades 

Estados financieros

Manejo de Circulante (Cajas Mayores y Menores; Bancos, Inversiones a corto plazo)

 

2.1.4 Operaciones básicas en Recursos Humanos 

Registro y reporte de nómina 

Capacitación 

Inducción 

Revisión de horas extras 

Evaluación de desempeño 

Selección de personal

2.1.5 Operaciones Generales

Cumplimiento del Manual de Funciones

Aplicación de Procesos y procedimientos

Toma de decisiones de calidad

Sistemas de información

 

2.2 PUNTOS CLAVE a evaluar con el control interno

 Los puntos clave del Control Interno se describen en la siguiente tabla.

 

Tabla 1. Puntos Clave del Control Interno

Solicitudes	Documentos de recibo
Actas de recibo	Existencias físicas
Condiciones de conservación	Seguridad
Orden y aseo	Equipos
Informes	Sistematización
Planes operativos	Informes de almacén
Notas de compras	Metas de presupuesto
Proveedores	Modalidad de compra
Ordenación de compra	Precios
Documentos de pedido	Factura y soporte
Disponibilidad de presupuesto

 

 

2.3 ALERTAS DE CONTROL INTERNO

 2.3.1 Alertas de Control desde el Almacén

·        Disponibilidad de bienes

·        Mantenimiento de activos

·        Calidad de bienes

·        Precios

·        Estado de inventarios

·        Consumos

·        Procesos relacionados

 2.3.2 Alertas desde Tesorería, Contabilidad y Presupuesto

·        Disponibilidades

·        Reservas

·        Apropiaciones

·        Contratos

·        Actas y constancias

·        Soportes

·        Legalidad

·        Control financiero

·        Registros

·        Faltantes

·        Sobrantes 

 

2.3.3 Alertas desde personal

·         Horarios de entrada y salida

·         Horas extras

·         Comisiones

·         Vacaciones

·         Licencias

·         Permisos

·         Descuentos (Parafiscales, embargos, etc.)

2.3.4 Alertas desde Compras

·         Tecnología

·         Presupuesto

·         Especificaciones

·         Precios

·         Proveedores

·         Cotizaciones

·         Licitaciones

2.3.5 Alertas desde operaciones generales

• Quejas de los usuarios
• Evidencia de faltas disciplinarias
• Elevación de los índices de fallas y errores
• Lentitud en el servicio

2.4 DEPENDENCIAS A EVALUAR

Todas las dependencias de la Administración son susceptibles de evaluar, mediante los criterios enunciados anteriormente.

2.5 CUANDO EVALUAR

La evaluación debe obedecer a criterios de previsión previamente definidos, esto significa que se debe contar con todo un proceso de Planeación que debe contener:

• Planes Anuales de Auditoría
• Planes Mensuales de Auditoría

La metodología más empleada es la de proyectos esto significa que se debe establecer con anticipación:

• Nombre del proyecto de auditoría
• Sector de la administración que se va a auditar
• Fecha de Inicio
• Fecha de Finalización

A Continuación se muestra un ejemplo de cronograma:

Figura 3. Ejemplo de Cronograma

El cronograma permite conocer a los funcionarios de la Oficina Asesora de Control Interno, como se va a trabajar durante el año y las fechas de las auditorias, situación que influye positivamente en la preparación y coordinación de las mismas.

De manera análoga se desarrollan las auditorias específicas, detallando aspectos fundamentales de la evaluación de cada proceso. El plan contendría los siguientes puntos:

Nombre del proyecto de auditoria (Proceso a evaluar)

Objetivo General Propuesto

Objetivos Específicos

Actividades a desarrollar

Fecha de Inicio

Fecha de Finalización

Fecha de Entrega del informe

Auditor Responsable

Recursos a utilizar

2.6 COMO EVALUAR

La auditoría requiere del desarrollo de un proceso que se puede explicar en el siguiente diagrama de proceso expresado en la Figura 4.

Figura 4. Proceso de auditoría

Figura 5. Plan de la auditoría

 

Figura 6. Definición de los antecedentes de la auditoría

Figura 7. Analsis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura

  

Figura 8. Informe de la auditoría

Figura 9. Seguimiento del Sistema

Extraido de: 

CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del Estado 1ª. Edición.